Desk Sharing – Agiles Arbeiten im Büro

Flexible Arbeitsplatzlösungen für unterschiedliche Situationen ermöglicht das Arbeitsmodell „Desk Sharing“. Heute ein Platz im Großraumbüro zur Abstimmung mit Kollegen. Morgen ein Platz im Einzelbüro für mehr Ruhe bei kniffligen Aufgaben. Beim Desk-Sharing gibt es keine festen Arbeitsplätze, sondern nur noch geteilte Arbeitsplätze im Büro. Wir erklären die Vor- und Nachteile eines täglichen Arbeitsplatzwechsels und verraten, mit welchen 5 Tipps Desk Sharing auf jeden Fall funktioniert.

Desk Sharing – Vorteile für den Arbeitsalltag

Die durchschnittliche Auslastung von Büros in Deutschland liegt schon lange nicht mehr bei 100%. Grund dafür sind hauptsächlich Urlaub, Krankheit, Dienstreisen oder Weiterbildungen. Inzwischen möchten auch rund 70% der Deutschen zukünftig einen gesetzlichen Anspruch auf Homeoffice haben. Aus diesem Grund wird Desk Sharing für viele Unternehmen immer sinnvoller. Hierbei sind weniger Arbeitsplätze vor Ort als Mitarbeiter nötig, was wiederum Kosten spart, da Firmen weniger Bürofläche benötigen.
Außerdem kann Desk Sharing effizientes Arbeiten im Büro fördern. Wer beispielsweise viele Telefontermine hat, bucht sich an diesem Tag ein Einzelbüro, um die Kollegen nicht zu stören. Aufgaben, die viele Ruhe und Konzentration benötigen, lassen sich ebenfalls leichter an einem Einzel-Arbeitsplatz erledigen. Für Team-Projekte oder Aufgaben, bei denen oft Rücksprache mit Arbeitskollegen nötig ist, lohnt sich dagegen ein Platz im Großraumbüro. Je nach Arbeit und Bedarf bietet Desk Sharing also die Möglichkeit, gezielt zwischen verschiedenen Büros bzw. Arbeitsplätzen zu wählen.

Desk Sharing – Nachteile für den Büroalltag

Die Organisation von Desk Sharing kann sehr zeitintensiv sein. Gerade zu Beginn. Täglich müssen Arbeitsplätze gebucht werden und auch der ständige Auf- und Abbau des Equipments kann anstrengend sein. Gerade wenn man es eilig hat. Das könnte sich bei falscher Handhabung negativ auf die Produktivität auswirken. Aber zum Glück ist der Mensch ein Gewohnheitstier und sehr anpassungsfähig. Wenn jedoch alle an einem Strang ziehen, ist dieses Konzept durchaus umsetzbar.

Einen weiteren Nachteil birgt dieses Arbeitsmodell für extrovertierte Menschen. Speziell schüchterne Charaktere könnten sich damit schwertun, ständig mit unterschiedlichen Persönlichkeiten zu arbeiten. Die Team-Dynamik sollte deshalb stets beobachtet werden. Der Zusammenhalt lässt sich beispielsweise durch interne Feiern oder andere Maßnahmen stärken.

Desk Sharing – Gleiche Schreibtischausstattung für alle

Beim Desk Sharing sind die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nicht mehr an einen Arbeitsplatz gebunden. Das bedeutet, dass Unternehmen überwiegend digital arbeiten müssen oder entsprechenden Zugriff auf Cloudsysteme gewähren sollten. Wenn möglich, wäre eine (zusätzliche) Ausstattung mit Laptops hilfreich. Außerdem sollten alle verfügbaren Arbeitsplätze mit demselben Equipment und Material ausgestattet sein. So kann sich niemand auf die „besten Plätze“ stürzen. Desk Sharing soll allen eine freie Platzwahl unter gleichen Bedingungen ermöglichen: Für effizientes Arbeiten, das Spaß macht.
„Wer zu spät kommt, den bestraft das Büroleben“. So sieht es das Desk- Sharing-Prinzip nicht vor. Es gilt die freie Platzwahl je nach Aufgabe. Damit die Platzsuche im Büro nicht zu einem unnötigen Stressfaktor wird, hilft ein Buchungssystem. Das kann eine simple Excel-Tabelle sein, in die alle den Platz sowie den Tag eintragen. Alternativ kann die Buchung auch über Desk-Sharing-Tools oder -Apps erfolgen.

5 Tipps für einen Arbeitsalltag ohne festen Sitzplatz

Desk Sharing erfordert zunächst etwas Übung und auch Mut. Es ist kein gängiges Arbeitsmodell und benötigt daher genügen Planungszeit und Organisation. Aber mit diesen Tipps gelingt agiles Arbeiten im Büro bestimmt!

1. Clean Desk Policy

Der Arbeitsplatz im Büro sollte am Ende des Tages stets aufgeräumt und sortiert sein. Persönliche Gegenstände wie Fotos oder Glücksbringer dürfen nur während des Arbeitstags den Schreibtisch zieren. Nach Feierabend gilt jedoch die Clean Desk Policy, denn am nächsten Tag sitzt dort höchstwahrscheinlich ein anderer Arbeitskollege.
Tipp: Bevor es mit dem Desk Sharing losgeht, sollte der „alte“ Arbeitsplatz erst einmal kräftig ausgemistet werden. Über die Zeit sammeln sich oft Unterlagen oder Utensilien an, die längst nicht mehr benötigt oder nur unregelmäßig benutzt werden.
Für die Arbeit in einem mobilen Büro gibt es zahlreiche Aufbewahrungssysteme, in denen private Sachen verstaut werden können. Am besten werden diese an einem zentralen Ort im Büro, beispielsweise in einem Regal, aufbewahrt. Abseits der Arbeitsplätze, sodass niemand gestört oder abgelenkt wird.
Für Standard-Bürozubehör wie Locher, Heftgeräte etc., eignen sich kleine „Stationen“, zu denen jeder Zugang hat. Personalisiertes Arbeitsmaterial, wie beispielsweise der Lieblingsblock oder ein besonderer Kugelschreiber gehören nach Arbeitsende wieder in die eigene Tasche.

2. Flexible Arbeitsplatzwahl ermöglichen

Die allseits bekannte „Handtuch-Mentalität“ aus dem Urlaub gilt nicht für Desk Sharing. Es darf also niemand den Lieblingsarbeitsplatze bis Ende des Jahres für sich buchen. Die Idee dieses Konzepts lebt vor allem durch Flexibilität. Wer stets am selben Arbeitsplatz sitzt verbaut sich die Chance, mit anderen Arbeitskollegen und Arbeitskolleginnen ins Gespräch zu kommen. Im Austausch mit anderen ergeben sich nämlich oftmals neue Impulse oder Ideen, die die Arbeit vorantreiben oder ggf. ein Projekt optimieren. Nutzen Sie also die Chance für den Austausch mit unterschiedlichen Persönlichkeiten. Zusätzlich bietet sich dadurch die Möglichkeit, den Team-Geist zu stärken.

3. Rücksicht auf Kollegen nehmen

Der große Vorteil beim Desk Sharing ist, dass man seinen Arbeitsplatz an die jeweils anstehenden Aufgaben anpassen kann. Stehen in der kommenden Woche also ein längeres Webinar oder mehrere Telefonate an, eignet sich dafür ein Einzelbüro. So werden die Kollegen und Kolleginnen nicht gestört oder abgelenkt.
Umgekehrt gilt allerdings auch: Kein Einzelbüro unnötig blockieren! Wer viele Termine außerhalb wahrnehmen oder sich im Büro mit Kollegen absprechen muss, sollte dafür ein größeres Büro buchen. So bekommen alle die Plätze, die sie für effizientes Arbeiten benötigen.

4. Dem Konzept eine Chance geben

Keinen festen Arbeitsplatz mehr zu haben ist zunächst natürlich eine große Umstellung. Auf vielen Schreibtischen findet sich ein Foto der Liebsten oder es hängen Grußkarten an Trennwänden. Der heimelig eingerichtete und individuell angepasste Arbeitsplatz verschwindet durch Desk Sharing. Aber mit ein wenig Geduld lassen sich die Vorteile, die hinter diesem Konzept stecken, erkennen. Diese kristallisieren sich vor allem nach verschiedenen Arbeitsphasen oder Projekten heraus. Desk Sharing bietet einen flexiblen Wechsel zwischen Großraumbüro mit Austauschmöglichkeiten und Einzelbüro für Konzentration – Ein großer Luxus, der den Arbeitsalltag erleichtern kann.
Teamspirit: Da jeder regelmäßig an unterschiedlichen Arbeitsplätzen sitzt, kommt man unweigerlich mit den verschiedensten Persönlichkeiten in Kontakt. Durch den Austausch mit den Kollegen und Kolleginnen eröffnen sich häufig neue Perspektiven, Möglichkeiten und Ideen für die Arbeit.

5. Auf die Organisation kommt es an

Übersichtlichkeit ist gefragt. Wer morgens ins Büro kommt, sollte sich schnell zurechtfinden können und nicht lange nach Büromaterial wie Briefumschläge, Tacker, Tesafilm und Co. suchen müssen. Aus diesem Grund sollten die Schränke und Unterlagen beschriftet sein. Hierfür eignen sich am besten verschiedene Etiketten.
Beschriftete Arbeitsplätze und Büros erleichtern zudem die Buchung. Ob mit Namen versehen oder Nummern, mit unserer Auswahl an Etiketten steht einer übersichtlichen Beschriftung nichts mehr im Wege.

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