Erfolgreiche Kommunikation im Büro

Eine zielführende und respektvolle Kommunikation im Büro ist das A und O für reibungslose Arbeitsabläufe und effizientes Arbeiten. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Gespräche unter vier Augen, via Chat, Telefon, E-Mail oder Videokonferenz erfolgen. Für jede Art der verbalen oder nonverbalen Kommunikation am Arbeitsplatz gelten zudem gewisse „Regeln“, die für Produktivität und ein angenehmes Arbeitsklima sorgen.

Ob persönlich oder digital, im Büro wird ständig kommuniziert: Ein morgendliches Gespräch beim Kaffee in der Küche, ein Meeting im Konferenzraum oder eine Besprechung mit dem Kollegen am gegenüberliegenden Schreibtisch. Aber was ist für eine gelungene Kommunikation wichtig, damit es nicht zu Missverständnissen, Verzögerungen im Arbeitsablauf oder gar Streitigkeiten unter Kollegen kommt?

Die Grundprinzipien einer guten Kommunikation im Büro

Die wichtigste Frage, die es hier zu klären gilt, lautet wie folgt: Wie kommuniziere ich mit Kollegen? Die meisten Missverständnisse im Büro lassen sich durch die richtige Kommunikation am Arbeitsplatz klären oder gar vermeiden. Folgende Prinzipien sorgen für eine erfolgreiche Kommunikation im Büro:

• Klarheit und Sachlichkeit: Unabhängig von der Art der Kommunikation sollten Fragen, Anweisungen, Aufgaben, Vorschläge etc. immer klar ausgedrückt werden. So können Missverständnisse gar nicht erst entstehen.
• Zuhören: Ein Gespräch am Arbeitsplatz führt nur dann zum Ziel, wenn alle Beteiligten zuhören und einander ausreden lassen. Steht also ein wichtiges Gespräch an, am besten immer Notizen machen. Das signalisiert dem Gegenüber, dass der Gesprächspartner die angehende Aufgabe ernst nimmt. Bei Rückfragen ist dann garantiert niemand böse, denn gleichzeitig Zuhören und Notieren gelingt nicht immer zu 100%.
• Vorbereitung: Damit Kommunikation im Büro gelingt, sollten alle relevanten Fragen, Informationen und Ideen vor einer Besprechung digital oder analog festgehalten werden. So entstehen keine „unnötigen“ Rückfragen und es wird auch nichts vergessen.

Wie wichtig ist Kommunikation am Arbeitsplatz?

Der Mensch ist ein soziales Wesen und teilt seine Gedanken, Gefühle, Erwartungen und Ideen in Form von verbaler und nonverbaler Kommunikation mit. Nur so funktioniert Interaktion. Die ist im Büro Grundvoraussetzung, um die Produktivität zu steigern, Interessen erfolgreich umzusetzen und eine Wohlfühlatmosphäre zu schaffen.

Vorteile guter Kommunikation am Arbeitsplatz

• Steigerung der Produktivität
• Erhöhung der Mitarbeiterbindung
• Reduzierung von Konflikten
• Steigerung der Motivation
• Verbesserung der Teamfähigkeit
• Optimierung des Arbeitsplatzklimas

5 Tipps für eine zielführende Kommunikation im Büro

Was gehört zu einer guten Kommunikation? Die verschiedenen Vorteile einer guten Kommunikation im Büro spiegeln sich im Arbeitsklima, der Produktivität und der Qualität der Arbeit wider. Umso mehr Grund verbale und nonverbale Sprache gezielt und vor allem gekonnt einzusetzen.

So funktioniert Kommunikation im Job:

1. Der passende Ansprechpartner
   Zu den größten Problemen oder „Arbeitsbremsen“ gehören falsch übermittelte Informationen. Bei Fragen zu bestimmten Aufgaben muss daher der richtige Ansprechpartner bekannt sein. Ansonsten entstehen ein unnötig komplizierter Email-Verkehr voller Weiterleitungen oder zeitfressende und überflüssige Telefonate, bis die Zielperson endlich gefunden wurde. Bei Unsicherheit hilft es, sich nochmals alle Beteiligten eines Projekts in Erinnerung zu rufen und so die richtige Person ausfindig zu machen.

2. Der geeignete Kommunikationskanal
   Kommunikation im Beruf erfolgt persönlich, digital oder telefonisch. Welcher Weg der Beste ist, hängt von unterschiedlichen Faktoren wie beispielsweise Ort und Kommunikationstyp ab. Sind die Kollegen im Homeoffice oder arbeiten an einem anderen Standort? Bevorzugen sie den Informationsaustausch via Schriftverkehr oder unter vier Augen? Aber auch der Inhalt des Gesprächs spielt eine zentrale Rolle für den Kommunikationskanal. Sensible Themen wie zum Beispiel Gehaltsverhandlungen sollten immer persönlich stattfinden. Geht es nur um ein kurzes Update bei einem Projekt, reicht meist eine kurze Chat-Nachricht.

3. Die richtige Körpersprache
   80% der Kommunikation findet über nonverbale Signale, wie Mimik, Gestik und Tonfall statt. Grundsätzlich erfolgt die nonverbale Kommunikation unbewusst und verrät deshalb so einiges über die Menschen. Was sie denken und wie sie sich fühlen, spiegelt der Körper wider. Allerdings lässt sich die Körpersprache auch ganz bewusst einsetzen. Ein kurzer fester Händedruck hinterlässt stets einen guten ersten Eindruck. Wer Augenkontakt halten kann wirkt selbstbewusster und kompetenter. Eine kräftige Stimme beim Sprechen unterstreicht diese Wirkung. Auslandende Handbewegungen und eine leiste Stimme dagegen, signalisieren dem Gegenüber meist Unsicherheit. Verschränkte Arme oder die bekannte „Zornesfalte“ bei zusammengezogenen Augenbrauen weisen auf Ablehnung hin.

4. Bei den Fakten bleiben
   Ein absoluter Katalysator für Unstimmigkeiten oder Missverständnisse unter Kollegen sind Mutmaßungen und Interpretationen von Taten und Gesagtem. Das kann zu einem angespannten Arbeitsklima führen und sich sowohl negativ auf die Arbeit als auch auf die Gesundheit auswirken. Schließlich möchte niemand in einem toxischen Arbeitsumfeld arbeiten. Bei Problemen also das Gespräch mit der entsprechenden Person suchen und sachlich den eigenen Standpunkt erklären.

5. Konstruktive Kritik
   Die Betonung liegt hier auf konstruktiv. Um die Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern ist es wichtig zu wissen, was aktuell gut läuft und wo noch verbesserungsbedarf besteht. Auch ein Lob fällt unter Kritik. Hat ein Kollege oder Mitarbeiter einen besonders guten Job geleistet? Dann dürfen Sie ihm das auch gerne sagen. Genauso funktioniert es umgekehrt. Ist jemandem ein Fehler unterlaufen? Dann die verantwortliche Person darauf hinweisen und sachlich argumentieren, was das Problem war.

Wie Sie auch im mobilen Büro für die richtige Kommunikation mit Kollegen sorgen können, erfahren Sie hier.