Mobiles Büro: So gelingt Arbeiten von unterwegs

Spätestens seit Corona ist fünf Tage die Woche Präsens im Büro beinahe schon ein Relikt aus der Vergangenheit. Nicht nur flexible Arbeitszeiten, sondern auch flexible Arbeitsplätze sind bei vielen Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen gefragt. Ob zu Hause, im Zug, am Strand oder in einem Café – ein mobiles Büro ist inzwischen fester Bestandteil der modernen Arbeitswelt. Damit mobiles Arbeiten gelingt, müssen jedoch ein paar wichtige Punkte beachtet werden.

Mehr Flexibilität am Arbeitsplatz fördert die Produktivität. Gerade im mobilen Büro kann man sich die Arbeit ortsunabhängig einteilen. Wichtig hierbei ist eine gute Organisation. Termine, Telefonkonferenzen oder wichtige Aufgaben können beispielsweise in einem Bullet Journal festgehalten werde. Alternativ gibt es auch digitale Varianten, wie Apps oder Online-Kalender. Wer im mobilen Büro überwiegend online arbeitet, sollte sich zudem um eine stabile Internetverbindung kümmern.
Arbeiten von unterwegs birgt jedoch auch die Gefahr, dass es keine klare Trennlinie zischen Arbeit und Freizeit bzw. Privatleben gibt. Auch hier hilft ein gut strukturierter und sorgfältig geführter Kalender.

Kommunikation mit Kollegen ist das A und O

Beim mobilen Büro fehlt der direkte Austausch mit den Arbeitskollegen und Arbeitskolleginnen am gegenüberliegenden Schreibtisch oder im Nebenbüro. Daher ist es sehr wichtig, per E-Mail, Telefon, Videocall oder Chat in regelmäßigem Austausch miteinander zu stehen. Stimmen Sie sich mit Ihren Kollegen ab, sodass sich bestimmte Arbeiten nicht verzögern oder doppelt erledigt werden. Für eine klare Arbeitsstruktur sollten außerdem alle Dokumente stets aktualisiert und für die entsprechenden Personen auf Netzwerken oder Cloudsystemen zur Verfügung stehen.

Die richtige Ausstattung im mobilen Büro

Flexibilität am Arbeitsplatz funktioniert am besten, wenn die Hardware dafür ausgerüstet ist. Wer viel von unterwegs arbeitet, kommt daher um ein leistungsstarkes Notebook, Tablet und Handy nicht herum. Auch kabellose Geräte, wie eine Maus, die über Bluetooth funktioniert, erleichtern die Arbeit im mobilen Büro. Zu viele Kabel nehmen Platz weg und müssen im schlimmsten Fall erst einmal entknotet werden. Das kostet wertvolle Arbeitszeit und verkompliziert ein mobiles Büro nur unnötig.

Unterschied zwischen mobilem Büro und Homeoffice

Beide Begriffe werden oft als Synonym gebraucht, dabei unterscheiden sie sich rechtlich. Beim Homeoffice hat man in den eigenen vier Wänden einen festen Arbeitsplatz, der vom Arbeitgeber geprüft werden muss. Rechtlich gesehen gelten hier dieselben Arbeitsschutzbedingungen wie im Büro. Ein Rechner oder Laptop, sowie ggf. ein Drucker, ein Bürostuhl, ein Schreibtisch etc. muss der Arbeitgeber auf eigene Kosten zur Verfügung stellen. Hier finden Sie Tipps für den idealen Arbeitsplatz im Homeoffice.
Beim mobilen Büro ist der Arbeitnehmer nicht an einen festen Ort gebunden. Somit treten in diesem Fall andere arbeitsschutzrechtliche Vorgaben in Kraft. Diese sind allerdings nicht so umfassend wie im Homeoffice. Als Arbeitsausstattung werden in diesem Fall meist nur ein Laptop und ein Handy benötigt.

Vorsicht bei der Arbeit mit sensiblen Daten

Je nach Arbeit wird oftmals mit privaten und sensiblen Daten hantiert. Wer vorab schon weiß, dass an einem bestimmten Tag wichtige Telefonate oder Videocalls anstehen, der sollte öffentliche Orte wie Caffees, Restaurants, Bahn etc. meiden. Auch während des Schriftverkehrs oder bei der Arbeit mit gewissen Tools ist Vorsicht geboten. Wer an öffentlichen Orten mit sensiblen Daten arbeitet, während fremde Menschen deutliche Sicht auf den dienstlichen Laptop haben, verstößt gegen die Datenschutzverordnung. In solch einem Fall müssen Arbeitnehmer und Arbeitgeber zusammen entscheiden, ob bzw. inwiefern die Arbeit im mobilen Büro machbar ist.